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Existe una confusión muy extendida entre quienes escriben un libro por primera vez. Y también, para qué negarlo, entre quienes ya llevan unos cuantos. La confusión consiste en pensar que el documento de Word donde redactan su obra es, de alguna manera, el libro. Que lo que ven en pantalla se parecerá al resultado final impreso. Que si el texto queda bonito ahí, quedará bonito en todas partes. Nada más lejos de la realidad. Escribir un libro y maquetarlo son dos procesos radicalmente distintos, y mezclarlos suele generar un caos que luego alguien —generalmente el maquetador— tiene que resolver a contrarreloj y con cara de circunstancias.
Word es un procesador de textos. Magnífico para lo que es: redactar, corregir, estructurar ideas. Pero no es un programa de maquetación, por mucho que algunas funciones lo aparenten. InDesign, QuarkXPress o incluso Affinity Publisher pertenecen a otra liga. Están diseñados para controlar cada milímetro de la página, cada interlineado, cada viuda y cada huérfana. Cuando un autor entrega un manuscrito repleto de ajustes visuales caseros, el maquetador no recibe un regalo sino un problema. Y de eso trata este artículo: de cómo evitarlo. De cómo un autor puede preparar su manuscrito en Word de forma que el proceso de maquetación posterior sea ágil, limpio y sin sorpresas desagradables para ninguna de las partes implicadas.
El síndrome del «se ve bien en mi pantalla»
Hay un fenómeno casi universal entre los autores que trabajan con Word. Lo podríamos llamar el síndrome del «en mi pantalla se ve perfecto». Consiste en dedicar horas a colocar imágenes, ajustar tabulaciones, mover tablas y forzar saltos de línea para que el documento tenga un aspecto «profesional» en su monitor. El problema es que ese aspecto es una ilusión. Lo que el autor percibe como orden visual no tiene ninguna correspondencia con lo que ocurrirá cuando el texto se importe a un software de maquetación profesional. Es como decorar una casa que luego van a derribar para construir otra.
Las imágenes pegadas directamente en el cuerpo del texto, por ejemplo, pierden resolución y se anclan a posiciones arbitrarias que cambian en cuanto se modifica el tamaño de la página. Las tablas creadas con espacios y tabuladores en lugar de la herramienta nativa de tablas se desmoronan al cambiar la tipografía o el ancho de la caja de texto. Los títulos escritos en mayúsculas y con un tamaño de fuente mayor, sin utilizar estilos de párrafo, se convierten en un galimatías imposible de automatizar. Y los saltos de línea forzados para que un párrafo «quede bien» generan cortes absurdos cuando el texto se recompone en otro formato.
No se trata de que el autor renuncie a que su manuscrito tenga buena pinta. Se trata de que entienda que la forma definitiva la decidirá el diseñador editorial, y que su trabajo consiste en entregar un documento estructuralmente sólido, no visualmente decorado. Robert Bringhurst lo expresó con elegancia en «Los elementos del estilo tipográfico»: la tipografía existe para honrar el contenido. Y honrar el contenido empieza mucho antes de elegir una fuente bonita. Empieza en la actitud con la que el autor se sienta a preparar su manuscrito, entendiendo que su pantalla no es la página final del libro.
Los estilos de párrafo: esa herramienta que casi nadie usa
Si hay una función de Word que podría ahorrar horas de trabajo y decenas de correos electrónicos entre autor y maquetador, esa es la de los estilos de párrafo. Y sin embargo, la inmensa mayoría de los manuscritos que llegan a los estudios de diseño editorial no los utilizan. El texto aparece formateado «a mano»: el autor selecciona un fragmento, cambia la fuente, agranda el tamaño, pone negrita, y sigue escribiendo como si nada. Eso no es aplicar un estilo; eso es maquillar un texto sin ningún criterio estructural. Es como pintar una pared sin haber dado imprimación.
Los estilos de párrafo permiten asignar una jerarquía clara al contenido. El estilo «Normal» para el cuerpo de texto, «Título 1» para los capítulos, «Título 2» para las secciones, «Cita» para las citas textuales. Son etiquetas invisibles que le dicen al software de maquetación qué papel juega cada fragmento de texto. Cuando el maquetador importa un documento de Word en InDesign, esos estilos se reconocen automáticamente y se pueden vincular a los estilos de la maqueta. Lo que en Word era «Título 1» se convierte, con un par de clics, en el estilo del capítulo con la tipografía, el tamaño y el espaciado que el diseñador ha definido. Es casi mágico, y funciona de maravilla.
Pero cuando no hay estilos, cuando todo está formateado manualmente, el maquetador se enfrenta a un dilema. O limpia el documento entero eliminando formatos y aplicando estilos desde cero —lo cual puede llevar varias horas en un manuscrito largo—, o importa el texto plano y pierde cualquier marca de jerarquía. Ambas opciones cuestan tiempo y dinero. Mariana Eguaras, editora y referente en el ámbito hispanohablante de la producción editorial, insiste en que los estilos de párrafo son la columna vertebral de cualquier manuscrito bien preparado. Modificar un estilo cambia todo el documento de golpe. Eso es eficiencia; lo otro es sufrimiento.
La basura invisible que arruina una maquetación
Activar la función «Mostrar todo» en Word —ese botoncito con el símbolo ¶— es como encender una luz ultravioleta en una habitación de hotel. De repente aparecen cosas que nadie quería ver. Dobles espacios por todas partes, como si la barra espaciadora tuviera hipo. Tabuladores utilizados para simular sangrías de primera línea. Saltos de párrafo repetidos hasta la saciedad para empujar el texto à la página siguiente. Saltos de línea forzados que crean párrafos aparentes donde en realidad solo hay uno. Todo eso es basura de formato, y todo eso genera problemas reales en la fase de maquetación.
Los dobles espacios son quizá lo más inocente del repertorio: una búsqueda y reemplazo automático los soluciona en segundos. Pero los tabuladores y los saltos manuales son otra historia completamente distinta. Cuando un autor utiliza el tabulador para sangrar la primera línea de cada párrafo, está introduciendo un carácter que se comporta de forma imprevisible al cambiar de programa, de tipografía o de ancho de columna. La sangría debe configurarse en las propiedades del párrafo, no teclearse. Del mismo modo, separar capítulos a base de pulsar la tecla Intro veinte veces seguidas es una receta segura para el desastre: basta con añadir una sola frase en las primeras páginas para que todos los inicios de capítulo posteriores se descuadren irremediablemente.
La solución es bastante sencilla, aunque requiere un pequeño cambio de hábitos. Para cambiar de página se usa un salto de página (Ctrl+Intro). Para separar secciones con configuración distinta se usa un salto de sección. Para espaciar párrafos se configura el espacio anterior y posterior en la pestaña «Párrafo», no se machacan retornos de carro. Y para sangrar la primera línea se activa la sangría de primera línea en esa misma pestaña. Son funciones básicas de Word que la mayoría de autores desconocen porque nunca las necesitaron para escribir un correo electrónico o un informe trimestral. Pero un libro no es un correo. Un libro tiene estructura, y esa estructura necesita herramientas adecuadas.
El infierno de las imágenes pegadas en el texto
Si hay algo que nos pone los pelos de punta a cualquier maquetador profesional, es recibir un manuscrito con imágenes incrustadas directamente en el documento de Word. No importa que el autor haya conseguido que se vean perfectamente en su ordenador. No importa que las haya recortado con esmero o que les haya puesto un bonito borde sombreado. En el momento en que ese documento se abre en otro ordenador, con otra versión de Word, con otro sistema operativo o con otro tamaño de pantalla, las imágenes se mueven, se superponen al texto, se descuadran o directamente desaparecen. Es un clásico.
Por si fuera poco, Word comprime las imágenes al pegarlas en el documento. Una fotografía que originalmente tenía 300 puntos por pulgada —la resolución mínima exigida para impresión profesional— puede quedar reducida a 96 ppp tras ser insertada. El resultado en pantalla parece aceptable porque los monitores trabajan a resoluciones bajas, pero en papel la imagen sale pixelada y borrosa. Para el maquetador, esas imágenes son directamente inutilizables. Hay que pedirlas de nuevo, lo que retrasa el proyecto y a veces obliga a redimensionar toda la composición de una página.
La práctica correcta es más simple de lo que parece: las imágenes deben enviarse como archivos independientes, numerados con un criterio lógico y en la mayor resolución disponible. Formatos como TIFF, PNG o JPG de alta calidad son los más recomendables. En el manuscrito, el autor simplemente indica su ubicación con una marca del tipo «[Insertar imagen 03 aquí — Pie de foto: Vista general del edificio]». Así el maquetador sabe exactamente dónde va cada imagen y trabaja con el archivo original, sin pérdida alguna de calidad. Es un método que puede parecer menos vistoso, pero es infinitamente más profesional y evita esos eternos intercambios de correos pidiendo «la foto original, por favor».
Tablas y gráficos: cuando Excel es tu mejor aliado
Las tablas constituyen otro de los grandes campos de batalla entre autores y maquetadores. En Word, una tabla puede verse perfecta: columnas alineadas, celdas del tamaño justo, bordes elegantes. Pero esa perfección es tremendamente frágil, ya que depende del ancho de la página, de la tipografía utilizada y de la cantidad de texto contenido en cada celda. Cuando el maquetador importa esa tabla en InDesign, lo más probable es que se desborde, se deforme o que parte de su contenido desaparezca tras los márgenes de la nueva caja de texto.
El problema se agrava considerablemente cuando el autor no utiliza la herramienta de tablas de Word sino que construye «tablas» a base de tabuladores y espacios. Eso no es una tabla; es una simulación visual que se desintegra en cuanto cambia cualquier parámetro tipográfico. También resultan especialmente problemáticos los gráficos insertados como imagen estática: si el maquetador necesita modificar un dato, adaptar los colores à la paleta cromática del libro o simplemente ampliar un detalle, un gráfico en formato JPG no se puede editar de ninguna manera.
Lo ideal es que las tablas se creen con la herramienta propia de Word y que los gráficos se entreguen en su formato original editable, preferiblemente desde Excel o desde el software con el que se generaron. Valentina Truneanu, especialista en maquetación digital y en la conversión de formatos para libros electrónicos, señala que entregar los archivos en su formato nativo permite al maquetador adaptar el contenido sin riesgo de introducir errores. Lo que al autor le parece un detalle menor —enviar el Excel junto al Word— puede marcar la diferencia entre una tabla perfectamente legible y un amasijo de números descuadrados que hay que rehacer desde cero.
Notas al pie, comillas y esos detalles que importan mucho
Hay aspectos del manuscrito que parecen nimiedades pero que tienen un impacto enorme en el proceso de maquetación. Las notas al pie son un ejemplo perfecto. Word tiene una función específica para insertarlas: se coloca el cursor donde corresponde, se va a «Referencias» y se pulsa «Insertar nota al pie». La nota se vincula automáticamente al texto, se numera de forma correlativa y se sitúa al final de la página. Sin embargo, son demasiados los autores que escriben las notas a mano, con un numerito en superíndice falso —hecho reduciendo el tamaño de la fuente— y el texto de la nota al final del capítulo o, peor aún, dentro de un cuadro de texto flotante.
Cuando las notas no están creadas con la función nativa de Word, el maquetador tiene que rehacerlas una por una. En un ensayo académico con doscientas notas, eso puede significar un día entero de trabajo adicional. Si el autor hubiera usado la función correcta, el proceso sería automático. Además, los cuadros de texto flotantes donde algunos autores colocan las notas son especialmente traicioneros: se mueven de posición al cambiar el formato de la página, y al importar el documento en InDesign pueden acabar intercalados con el texto principal o simplemente desaparecer del flujo de contenido.
Algo parecido ocurre con las comillas y otros signos tipográficos. En español, la norma ortotipográfica recomienda utilizar comillas latinas (« ») como primera opción, inglesas (« ») como segunda y simples (‘ ’) como tercera. Muchos manuscritos, sin embargo, mezclan las tres sin criterio alguno, o utilizan exclusivamente las comillas rectas del teclado. Jan Tschichold, en sus célebres «Penguin Composition Rules» —las normas que creó para estandarizar la producción de Penguin Books—, ya insistía en la importancia capital de estos detalles tipográficos aparentemente menores. Lo mismo vale para la diferencia entre guion (-), semirraya (–) y raya (—), tres signos con funciones totalmente distintas que muchos autores tratan como si fueran intercambiables.
Escribir es escribir y maquetar es maquetar
La conclusión de todo lo expuesto podría resumirse en una frase que debería enmarcarse en el escritorio de todo autor: tu trabajo es escribir; el trabajo del maquetador es maquetar. Parece una obviedad, pero no lo es tanto cuando uno comprueba la cantidad de tiempo que algunos autores dedican a «diseñar» su manuscrito en Word, eligiendo tipografías decorativas, jugando con colores y subrayados, ajustando márgenes para que el texto quede «centrado» o «bonito» en la pantalla de su portátil.
Ese tiempo estaría mucho mejor invertido en aplicar correctamente los estilos de párrafo, en limpiar los dobles espacios, en asegurarse de que las notas al pie funcionan correctamente y en preparar las imágenes como archivos independientes de buena calidad. En definitiva, en hacer el trabajo de escritura con rigor y profesionalidad. Andrew Haslam, en su obra «Creación, diseño y producción de libros», describe el proceso editorial como una cadena donde cada eslabón depende del anterior. Si el manuscrito llega limpio y bien estructurado, la maquetación fluye con naturalidad. Si llega sucio y lleno de parches visuales, todo se ralentiza, se encarece y se complica.
Hay una máxima en el diseño editorial que conviene recordar: lo que no se ve es tan importante como lo que se ve. Una buena maquetación resulta invisible; el lector simplemente lee sin tropezar, sin cansarse, sin notar nada raro. Pero para lograr esa invisibilidad, el punto de partida tiene que ser un manuscrito honesto, que no pretenda ser lo que no es. Un manuscrito que diga «aquí tienes mi contenido, bien organizado y limpio, para que tú hagas tu trabajo». Eso es colaboración profesional. Lo demás, por mucho que brille en la pantalla del autor, es simplemente ruido.
El manuscrito perfecto no existe (pero el bueno, sí)
No vamos a engañar a nadie: el manuscrito perfecto es una utopía. Siempre habrá algún doble espacio escondido, alguna nota al pie caprichosa o alguna imagen que el autor juró que tenía buena resolución pero que en realidad sacó de una conversación de WhatsApp. Son cosas que pasan y que cualquier equipo editorial con experiencia sabe gestionar sin dramas. Lo importante no es alcanzar la perfección, sino adoptar una actitud profesional y un método de trabajo coherente.
Un buen manuscrito se reconoce enseguida, casi al abrirlo. Tiene estilos de párrafo aplicados de forma consistente. Utiliza saltos de página para separar capítulos en lugar de maratones de tecla Intro. Las imágenes van aparte, bien nombradas y con la resolución adecuada. Las tablas están hechas con la herramienta correspondiente, no con tabuladores. Las notas al pie funcionan como deben y se vinculan correctamente al texto. Y el documento no tiene veintisiete tipografías distintas porque al autor le apeteció ir probando fuentes mientras escribía el tercer capítulo.
Ese manuscrito, cuando llega al estudio de diseño, arranca una sonrisa genuina. Porque el maquetador sabe que va a poder dedicar su energía a lo que realmente importa: diseñar un buen libro. Josef Müller-Brockmann escribió en «Sistemas de retículas en el diseño gráfico» que el orden visual nace de una estructura invisible. Esa estructura invisible empieza, queramos o no, en el manuscrito. Cuando el autor entiende que su archivo de Word no es el libro sino la materia prima del libro, todo cambia. Deja de preocuparse por lo que ve en pantalla y empieza a ocuparse de lo que hay debajo: la arquitectura del texto, la jerarquía del contenido, la limpieza del formato. Y eso, al final del día, es lo que distingue a un autor que facilita el trabajo editorial de un autor que, sin querer, lo sabotea.

Referencias
Bringhurst, R. (2014). Los elementos del estilo tipográfico (Versión 4.0). Fondo de Cultura Económica. Esta obra es considerada la biblia de la tipografía contemporánea. Aborda desde los principios básicos de composición hasta las aplicaciones avanzadas del diseño tipográfico, con un enfoque que combina erudición histórica y utilidad práctica para cualquier profesional del ámbito editorial [].
Tschichold, J. (1928). Die neue Typographie. Verlag des Bildungsverbandes der Deutschen Buchdrucker. El libro que sentó las bases de la tipografía moderna. Aunque su contenido original abogaba por una ruptura radical con la tradición, sus principios sobre funcionalidad, claridad y relación entre texto y espacio siguen vigentes en el diseño editorial actual [][].
Haslam, A. (2006). Creación, diseño y producción de libros. Blume. Un repaso exhaustivo al proceso completo de fabricación de un libro, desde la concepción editorial hasta la producción industrial. Especialmente útil para comprender cómo las decisiones del autor en la fase de escritura impactan en las fases posteriores de diseño y producción [].
Müller-Brockmann, J. (1981). Sistemas de retículas en el diseño gráfico. Gustavo Gili. El texto de referencia sobre el uso de retículas como herramienta de organización visual. Su enfoque sistemático y racional del diseño de páginas ha influido en generaciones de diseñadores editoriales y sigue siendo lectura obligatoria en escuelas de diseño [].
Lupton, E. (2010). Thinking with Type: A Critical Guide for Designers, Writers, Editors, & Students (2.ª ed.). Princeton Architectural Press. Una guía práctica y accesible que explora cómo la tipografía influye en la percepción y la comunicación. Combina teoría, historia y ejemplos contemporáneos, siendo especialmente valiosa para entender la relación entre escritura y diseño visual [].







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